Jak współpracować z wirtualną asystentką, by było to przyjemne i efektywne dla obu stron?
Toniesz w pracy. Czas przecieka Ci przez palce, terminy już dawno minęły, a Ty wciąż nie masz chwili dla siebie. Twoja firma stoi w miejscu, a Ty czujesz, że nie masz przestrzeni na rozwój. I wtedy ktoś rzuca: „Musisz zacząć zlecać część pracy”. Tylko… jak delegować zadania mądrze i skutecznie?
Do tej pory wszystko robiłeś_aś sam_a. Miałeś_aś nad wszystkim kontrolę. Szukasz więc, co można zlecić komuś innemu, ale wszystko wydaje się bardziej czasochłonne niż zrobienie tego samemu.
Jak delegować zadania, gdy nie wiesz, od czego zacząć?
Bądźmy szczerzy — delegowanie zadań to również praca, ale taka, która szybko zaczyna się zwracać. Wystarczy, że wygospodarujesz 15–30 minut dziennie, by jasno opisać, czego oczekujesz.
Załóżmy, że zlecasz stworzenie grafik na Instagram. Podaj ich cel (np. informacyjny, humorystyczny), wskaż przykłady, które Ci się podobają, określ kolorystykę, fonty czy styl. Im więcej konkretów podasz na początku, tym mniej poprawek później. A przy dłuższej współpracy – Twój udział będzie coraz mniejszy.
Komunikacja ma znaczenie
Wybierz jeden, maksymalnie dwa kanały komunikacji.
Z mojego doświadczenia najlepiej sprawdzają się e-mail i Messenger. Łatwo przesyłać pliki i linki, wiadomości są w jednym miejscu, a nikt nie musi zakładać nowych kont.
Spotkania online? Tylko wtedy, gdy naprawdę są konieczne. Trudno ustalić termin, a takie rozmowy często się przedłużają. Lepiej zostawić czas na konkretną pracę niż kolejne „call’e”.
Trzymaj się ustalonych kanałów kontaktu – to ograniczy ryzyko, że ważna wiadomość zniknie gdzieś w otchłani social mediów.
Jak dawać feedback?
Dostajesz projekt i coś Ci nie gra. Czas nagli, frustracja rośnie i pojawia się myśl: „Szybciej zrobię to sam_a”. Stop.
Nikt nie widzi tego, co Ty masz w głowie.
Zamiast odrzucać pracę – powiedz, co się udało, a co odbiega od ustaleń. Wskaż konkretne elementy, pokaż kierunek. Ale też — miej otwartość na to, że Twoja wizja nie zawsze musi być tą najlepszą. Zaufaj osobie, której powierzyłeś_aś to zadanie.
A co z kontrolą?
Jeśli jesteś przedsiębiorcą w jednoosobowej działalności, to jesteś przyzwyczajony_a do tego, że ogarniasz wszystko. Ale teraz zlecasz coś osobie, która zna się na tym lepiej. I to jest okej.
Odpuszczanie kontroli to nie słabość — to krok do rozwoju.
Nie musisz znać każdego szczegółu, jeśli nie jest Ci to potrzebne.
Zamiast oczekiwać godzinnych spotkań i tłumaczenia krok po kroku, poproś o raport, zrzuty ekranu z ustawień, albo ogólny zarys działań, które pomogą Ci zrozumieć, co się dzieje – bez wchodzenia w każdy techniczny szczegół.
Delegowanie zadań nie musi być trudne ani stresujące.
Z odpowiednim podejściem i komunikacją może stać się jednym z najlepszych kroków, jakie wykonasz dla swojej firmy.
Zastanawiasz się, jakie konkretnie zadania warto oddelegować?
Sprawdź listę przykładowych zadań, które możesz przekazać wirtualnej asystentce
A jeśli jesteś gotowy_a na pierwszy krok – zapraszam do kontaktu. Zobaczmy, jak mogę odciążyć właśnie Ciebie.